Drie keer lastig aan hybride werken (en opgelost!)

In coronatijd ontdekten we hoe fijn thuiswerken kan zijn. Nooit meer in de file, in joggingbroek achter de laptop en flexibelere werktijden. Inmiddels gaan we weer vaker naar kantoor en hebben we de kracht van live contact herontdekt: synergie, het kunnen lezen van iemands lichaamstaal en die kostbare gesprekken bij het koffiezetapparaat. Hybride werken – op kantoor én thuis – lijkt de perfecte oplossing. Alleen is dat in de praktijk soms best een beetje lastig … Recruitment- en organisatieadviseur Eva Kamers staat je bij.

 

1. Hybride vergaderen: niet de meest optimale manier van meeten

 

Ken je deze viral video, waarin iemand na de lockdown weer op kantoor
komt? Een beetje een overdreven vertaling van de werkelijkheid, maar dat de overgang naar hybride werken en gedeeltelijk terug naar kantoor een uitdaging is, dat hebben we allemaal gemerkt.

Eva: “Bij ROMYN en bij de organisaties waar ik als interimmer ben geplaatst, vergaderen we regelmatig met een deel van het team bij elkaar en een deel van het team dat vanuit huis inlogt. Dat heeft enerzijds te maken met het internationale karakter van sommige bedrijven: je kunt niet iedereen maar steeds over laten vliegen. Anderzijds is het voor een collega gewoon handiger of gewenster om even vanuit huis te werken. Een kind is ziek geworden, er zijn wegwerkzaamheden die voor ellenlange files zorgen of iemand moet even full focus aan iets werken – allemaal legitieme redenen om ervoor te kiezen. Hybride vergaderen is wél even wennen! Mics die op mute staan terwijl iemand praat, beeldschermen die uitvallen, interactie komt niet op gang… Het gaat niet altijd even soepel, maar daar is een mouw aan te passen.”
 

Tips van Eva:
– Check aan het begin van de meeting even bij iedereen in; hoe zit iedereen erbij vandaag?
– Bepaal heel scherp het doel van de meeting en vergader alleen hybride als het écht niet anders kan
– Zorg ervoor dat alles technisch goed is uitgerust voor een vlekkeloze hybride meeting
– Stel een heldere agenda op en wijs een gespreksleider aan die erop let dat iedereen aan het woord komt
– Als je interactie wil creëren, geef de collega’s die online aansluiten daar dan ruimte voor
– Kijk naar andere manieren van samenwerken en communiceren, zoals bijvoorbeeld asynchrone communicatie van Wieni

 

2. Hybride leidinggeven… een beetje verknipt?

 

Leidinggeven aan een team dat hybride werkt voelt soms een beetje verknipt, of opgeknipt: je moet je aandacht verdelen over verschillende partijen, waarbij het soms lijkt of je minder grip hebt op de medewerkers die niet fysiek aanwezig zijn. Hybride werken vraagt om een cultuur van vertrouwen, verantwoordelijkheid en verbondenheid.

Eva: “In de meeste gevallen kiezen medewerkers zelf wanneer ze thuis en op kantoor werken. Ook werktijden variëren tegenwoordig vaker: een ochtendmens vindt het misschien lekker om voor 8 uur te beginnen, terwijl een avondmens juist heel goed werkt in de late uurtjes. Hoe zorg je dan voor verbinding met en tussen medewerkers? Hoe voorkom je dat voor die verbinding zorgen je hoofdtaak wordt en je amper tijd overhoudt voor ander werk? Welke afspraken kun je met elkaar maken over kantoor- en thuisdagen, en iemands dagindeling? En hoe voorkom je dat je elke week weer opnieuw lijkt te moeten beginnen? Deze inzichten helpen je het nét iets makkelijker te realiseren.”
 

Tips van Eva:
– Maak ruimte in je agenda om richting te bepalen: stel een heldere visie en strategie op, richt structuren en processen in en leg vast hoe je resultaten gaat monitoren en optimaliseren
– Werk aan sociale binding tussen de mensen op kantoor en thuis, bijvoorbeeld door een wekelijkse (of dagelijkse) check-in te houden of online koffiemomenten te organiseren, waarbij je medewerkers aan elkaar koppelt
– Laat je medewerkers in de lead en geef ze daarvoor commitment en mandaat – plan coachingsgesprekken en check daarnaast af en toe ook even ‘zomaar’ in: juist dan ontdek je vaak wat er speelt bij jouw medewerker en wat hij/zij nodig heeft
– Blijf samen leren en ontdekken, zo blijf je on the same page
– Stuur op output en geef medewerkers de ruimte en het vertrouwen om hun werk in te delen zoals zij dat prettig vinden. Deze ruimte zorgt ervoor dat een medewerker zich gewaardeerd voelt en gemotiveerder is.
 

3. Hybride werken: een quick fix is niet voldoende

 

Mocht je nu denken: waarom al die moeite voor iets wat maar tijdelijk is? Niets is minder waar: onderzoek leert ons dat bijna de helft van alle medewerkers de voorkeur geeft aan hybride werken en dat een hybride werkomgeving bijdraagt aan een goede werkmotivatie van (young) professionals. De nieuwste generatie werknemers is niets anders gewend dan hybride werken, dus één ding is zeker: hybride werken is here to stay!
Eva: “Tijdens de lockdowns hebben organisaties razendsnel mobiele kantoren opgetuigd. Een bureaustoel, laptop en een bon voor wat extra koffiecapsules. Maar zulke quick fixes zijn niet voldoende. Er is meer nodig om medewerkerstevredenheid te waarborgen en hybride werken vraagt om een duurzame verandering. Hierbij mijn laatste suggesties om hybride werken ook in jouw organisatie tot een succes te maken.”
 

Tips van Eva:
– Plan gesprekken in met je medewerkers: luister naar wat voor hen het belangrijkst is in hun werk en zorg dat ze hiervoor voldoende toegerust zijn, met de juiste technologie en eventueel aanvullende kennis om nieuwe software en technieken te beheersen (niet iedereen is even digital savvy!)
– Zorg ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot benodigde applicaties, tools en documenten
– Neem cybersecurity serieus
– Thuiswerken kán flexibiliteit bieden om even de kinderen van school te halen of de was op te hangen, maar kan ook de balans tussen werk en privé verstoren. Wees hier alert op en leer je medewerkers hun grenzen bewaken, zodat ze niet ineens 50 uur in de week werken of ‘per ongeluk’ 8 uur achter elkaar stil zitten. Geef hierin ook als leidinggevende het goede voorbeeld.
– Denk na over de cultuur in je organisatie: past de oude cultuur bij deze nieuwe manier van werken? Is er misschien een extra stimulans of veranderprogramma nodig om een cultuur aan te moedigen die hybride werken omarmt?
 

Hoe gaat hybride werken bij jou?
We zijn benieuwd hoe hybride werken jou bevalt! Wat gaat er goed? En wat kan er beter? Deel jouw tips vooral en aarzel niet bij ons aan de bel te trekken wanneer je wat hulp kunt gebruiken. Je kunt Eva via deze link bereiken.