5 tips voor het sturen van een goede factuur!

Bij ZZP’en komt meer kijken dan alleen ‘werken voor een opdrachtgever’. Waarbij je in loondienst je salaris iedere maand op je rekening krijgt, zal je nu zelf facturen moeten maken en versturen! En dat is niet zo gemakkelijk als het lijkt: een fout(je) is snel gemaakt.

Er zijn nogal wat zaken waar je aan moet denken als je een factuur maakt.
Hierbij wat praktische tips voor het opstellen en versturen van facturen:

1. De betaaltermijn gaat in op de ontvangstdatum, niet op de factuurdatum. Als je dus op 5 oktober een factuur stuurt met een factuurdatum van 30 september en een betaaltermijn van 30 dagen, wordt je factuur uiterlijk 4 november betaald en niet 30 oktober. Houd er ook rekening mee dat als je jouw factuur op zaterdag stuurt, een bedrijf die pas op de eerst volgende werkdag, dus maandag, werkelijk ontvangt.

2. In verband met de btw-aangifte is het goed om te bedenken of je de factuurdatum op de laatste dag van de maand of de eerste dag van de volgende maand zet. De factuurdatum bepaalt de periode waarin de btw wordt meegenomen.
Om het voorbeeld hierboven aan te houden: de btw op de factuur valt in september en dus in het derde kwartaal. Als de factuur op 5 oktober gestuurd wordt, kan het gebeuren dat de factuur in november betaald wordt, maar de btw-aangifte voor eind oktober betaald moet worden. Je moet dan het btw-bedrag van de factuur voorschieten, wat soms om best grote bedragen gaat.
Een factuurdatum op 1 oktober is handiger, dan hoef je de btw pas na het vierde kwartaal te betalen!

3. Op alles op je factuur moet btw gerekend worden, ook de reiskosten! Het tarief dat je toepast is afhankelijk van jouw factuur. Op de meeste diensten wordt 21% btw gerekend (niet altijd!), dus die moet je ook over jouw reiskosten rekenen.

4. Zet bij declaraties het bedrag exclusief btw op de factuur en bereken dan daarover de btw zoals bij punt 3. Dit geldt ook als het om zaken gaat waar geen of 9% btw oorspronkelijk is gerekend, bijvoorbeeld als je een VOG hebt aangevraagd. Houd er rekening mee dat er over parkeerkosten in parkeergarages wel btw gerekend wordt en op straat parkeren niet. Het is ook belangrijk dat je de declaraties die je factureert opneemt in jouw zakelijke administratie en je deze niet privé betaald hebt.

5. Als het kan, bereken dan automatisch de bedragen op jouw factuur. Dit kan door de factuur in een boekhoudprogramma te maken. Dit kan eventueel ook in Word. Je kunt dan een Excel-tabel invoegen en de bedragen via formules laten bereken. Op die manier voorkom je rekenfouten of slordigheden.

We hopen dat dit het facturen maken wat makkelijker maakt, mocht je vragen hebben, bel ons gerust!